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Inhalt

Neue Kostenstellenverwaltung


Release:

21.3

Datum:

 

Typ:

NEW

Kategorie:

Kostenstellen

System:DIASales
Modul | Feature:Kostenstellenverwaltung
Information:

Integration einer neuen Kostenstellenverwaltung, inklusiv der notwendigen Anpassungen im Bestellprozess.

Zusätzliche Information:Wir empfehlen zu dieser Funktion eine Online Einführung!


Übersicht




Beschreibung Backend / Shopadministration


Über die Datenverwaltung des Shop-Backends ist es mit dieser Funktion ab sofort möglich eine kundenbezogene Kostenstellenverwaltung zu administrieren. Dafür wurde der neue Menüpunkt "Kostenstellen" in die Übersicht integriert (Abb. 1). Bei Klick auf diesen Link öffnet sich die Kostenstellenübersicht, die je nach Login (Kundenadmin / Shopadmin) einen Überblick über alle angelegten Kostenstellen anzeigt. Der Kundenadministrator hat dabei nur Zugriff auf Kostenstellen, die seinem eigenen Kunden zugeordnet sind. Der Shopadmin hingegen hat die Übersicht über alle im System angelegten Kostenstellen.

Abb. 1

(Abb. 1 - Menüpunkt "Kostenstellen")(Abb. 2 - Button "Neue Kostenstelle erstellen")


Neue Kostenstelle erstellen


Zum Anlegen einer neuer Kostenstelle gibt es den Button "Neue Kostenstelle erstellen" (Abb. 2). Beim Klick darauf öffnet sich ein Dialog (Abb. 3 / Abb. 4) zum Erfassen der Grunddaten einer neuen Kostenstelle. Die wesentlichen Daten sind:

Hinweis

Eine Kostenstelle wird bei der Neuanlage immer mit dem Status "aktiv" angelegt.

  • Kostenstelle (entspricht der Bezeichnung der Kostenstelle)
  • Beschreibung (optional)
  • Kunde (für den Kundenadministrator steht hier nur sein Kunde zur Auswahl)

(Abb. 3 / Abb. 4 - Erfassungsmaske für neue Kostenstellen)


Übersicht der Kostenstellen


Die neu angelegte Kostenstelle erscheint anschließend in der Kostenstellenübersicht und kann von dort aus weiter bearbeitet werden (Abb. 5). In der nachträglichen Bearbeitung kann die Kostenstelle auf "inaktiv" gestellt, der Name, oder die Bezeichnung geändert werden (Abb. 6). Dafür ist in der Übersicht auf das Stift-Symbol vor der jeweiligen Kostenstelle zu klicken.

Weiterhin können der Kostenstelle dem Kunden zugehörige Benutzer und/oder Abteilungen zugewiesen werden. Dies erfolgt per Klick auf das "Plus"-Symbol vor der Bezeichnung der Kostenstelle. Anschließend öffnet sich eine Untertabelle mit den eventuell bereits zugeordneten Benutzern und/oder Abteilungen. Neue Benutzer / Abteilungen können per Klick auf das grüne "Plus"-Symbol hinzugefügt werden.

(Abb. 5 - Kostenstellenübersicht)(Abb. 6 - Maske zur Bearbeitung der Kostenstelle)


Zuordnung von Benutzern


Bei der Zuordnung von Benutzern zu einer Kostenstelle öffnet sich ein Dialog mit allen (möglichen) Benutzern des jeweiligen Kundenaccounts (Abb. 7). Bei Klick auf einen der Benutzer wird dieser hervorgehoben und somit ausgewählt (Abb. 8). Zum Zuordnen des Benutzers zur ausgewählten Kostenstelle muss die Auswahl nun nur noch per Klick auf "Speichern" bestätigt werden. Die Kostenstellenübersicht aktualisiert sich und der zugeordnete Benutzer wird in der ausgewählten Tabelle ergänzt (Abb. 9).

(Abb. 7 - Benutzerübersicht)(Abb. 8 - Auswahl eines Benutzers)

(Abb. 9 - Zugeordnete Benutzer)


Die Zuordnung eines Benutzer zu einer Kostenstelle kann über das rote "Papierkorb"-Symbol in der Zeile des Benutzers widerrufen werden. Bei Klick darauf wird die Zuordnung des Benutzers zur Kostenstelle wieder entfernt.

Hinweis

Bis dahin getätigte Bestellungen bleiben davon unberührt. 


Hinweis

Eine weitere Möglichkeit zum Zuordnen von Kostenstellen zu Benutzern findet sich im Changelogeintrag des Budgetumbaus: 21.3-2021.11-2


Zuordnung von Abteilungen


Die Zuordnung von Abteilungen zu einer Kostenstelle verhält sich analog zur Zuordnung von Benutzern zu einer Kostenstelle. Auch hier können Abteilungen per Klick auf das grüne "Plus"-Symbol in der Abteilungs-Zeile hinzugefügt werden. Es öffnet sich dabei dein Dialog zur Auswahl der dem Kunden zugehörigen Abteilungen (Abb. 10). Die Auswahl wird auch hier wieder per Klick auf die entsprechende Abteilung durchgeführt. Die Abteilung wird dabei hervorgehoben (Abb. 11) und kann per Klick auf "Speichern" zugeordnet werden. Die Ansicht der Kostenstellenübersicht aktualisiert sich und die ausgewählte Abteilung wird aufgelistet (Abb. 12).

(Abb. 10 - Abteilungsübersicht)(Abb. 11 - Auswahl einer Abteilung)

Hinweis

Eine weitere Möglichkeit zum Zuordnen von Kostenstellen zu Abteilungen findet sich im Changelogeintrag des Budgetumbaus: 21.3-2021.11-2


(Abb. 12 - Zugeordnete Abteilung)

Die Zuordnung einer Abteilung zu einer Kostenstelle kann über das rote "Papierkorb"-Symbol in der Zeile der Abteilung widerrufen werden. Bei Klick darauf wird die Zuordnung der Abteilung zur Kostenstelle wieder entfernt.


Beschreibung Frontend / Bestellprozess


Nach erfolgter Zuordnung mindestens einer Kostenstelle zu einem Benutzer / einer Abteilung der der Benutzer zugeordnet ist, erscheint im Bestellprozess eine entsprechende Auswahl für die Kostenstelle (Abb. 13).

(Abb. 13 - Auswahl der Kostenstelle im Bestellprozess)

Die Kostenstellenauswahl wird pro Bestellposition angezeigt. 

Achtung

Um die Kostenstelle auf der Bestellzusammenfassung zu sehen und in etwaige Schnittstellenübertragungen zu bekommen, ist es zwingend erforderlich einen Bestellparameter vom Typ "Kostenstelle" im System zu haben. Dieser Parameter kann kundenindividuell, oder für alle Kunden, angelegt werden, muss aber pro Bestellposition definiert sein (Abb. 14). 

Ob die Eingabe / Auswahl einer Kostenstelle verpflichtend ist, obliegt der Entscheidung des Kunden / Shopbetreibers. 

Wichtiger Hinweis: 
Sind der Kostenstelle Budgets zugeordnet (siehe Changelogeintrag 21.2-2021.11-2) ist es ratsam, die Auswahl der Kostenstelle als verpflichtend zu kennzeichnen. Andernfalls könnten Bestellungen am Budget / an Bestellgrenzen vorbei getätigt werden!

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