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Inhalt

Budgetverwaltung


Release:

21.3

Datum:

 

Typ:

CHANGE

Kategorie:

Kostenstellen

System:DIASales
Modul | Feature:Budgetverwaltung
Information:

Überarbeitung der Budgetverwaltung und Berechnung an die neuen Kostenstellstruktur.

Zusätzliche Information:Bitte auch den Eintrag zur Kostenstellenfunktion beachten!  21.3-2021.11-1



Übersicht




Backend / Shopadministration

Verwaltung von Benutzerbudgets


Um einem Benutzer ein Budget zuzuweisen, ist es zunächst erforderlich im Backend eine Kostenstelle anzulegen (siehe 21.3-2021.11-1). Die Zuweisung der Kostenstelle zum Benutzer kann dann

  1. über die Kostenstelle selbst erfolgen, oder
  2. am Benutzer geschehen.

Um die Kostenstelle am Benutzer zuzuweisen, navigieren Sie in der Benutzerverwaltung zum gewünschten Benutzer und öffnen diesen zum Bearbeiten. Im unteren Bereich der Bearbeitungsmaske erscheint die Kostenstellen- und Budgetverwaltung (Abb. 1). Zum Hinzufügen der Kostenstelle zum Benutzer klicken Sie auf das "Bearbeiten"-Symbol neben der Überschrift "Zugeordnete Kostenstellen & Budgets / Bestellgrenzen". Es öffnet sich ein Dialog zur Bearbeitung der Kostenstellenzuordnung (Abb. 2). Nach dem Klick auf "ÜBERNEHMEN" wird die Kostenstellenauswahl beim Benutzer um die gewählte(n) Kostenstelle(n) erweitert (Abb. 3). Jetzt kann mit der Bearbeitung der Benutzerbudgets begonnen werden. Klicken Sie dazu auf das "Bearbeiten"-Symbol oberhalb der Budgettabelle in der gewünschten Kostenstelle.

(Abb. 1 - Kostenstellen- und Budgetverwaltung)

(Abb. 2 - Kostenstelle zum Benutzer hinzufügen)(Abb. 3 - Ansicht zugeordneter Kostenstellen)

Hinweis

Einem Benutzer können mehrere Kostenstellen mit unterschiedlichen Budgets / Bestellgrenzen zugewiesen werden. Die Auswahl der zu buchenden Kostenstelle erfolgt im Bestellprozess.

Beim Klick auf das "Bearbeiten"-Symbol erscheint ein Dialog zur Eingabe der gewünschten Budgets / Bestellgrenzen (Abb. 4). Diese unterscheiden sich in:

  • Bestellgrenze pro Bestellposition
  • Bestellgrenze pro Bestellung
  • Budget pro Zeitraum

(Abb. 4 - Anlage einer Bestellgrenze pro Bestellung)

Hinweis

Bestellgrenzen werden bei einer durchgeführten Bestellung nicht belastet, sondern dienen lediglich dem Freigabeprozess. Eine Bestellung die eine Bestellgrenze überschreitet, geht automatisch in den Freigabeprozess. Bei Unterschreitung einer Bestellgrenze wird die Bestellung wie gewohnt durchgeführt, der Ursprungswert (im Beispiel von Abb. 4) von 500,00 EUR bleibt bestehen.

Zum Festlegen eines Budgets pro Zeitraum, muss im entsprechenden Feld der gewünscht Wert eingegeben werden. Im Nachgang erscheint ein Auswahlmenü zur Auswahl des Zeitraums (Abb. 5). Mit Klick auf "ÜBERNEHMEN" werden die Daten gespeichert und die Ansicht am Benutzer entsprechend aktualisiert (Abb. 6). Die Informationen müssen nun noch abschließend gespeichert werden ("DATEN SPEICHERN"). In diesem Schritt übernimmt das System das "Restbudget pro Zeitraum" und die Konfiguration ist für diese Kostenstelle abgeschlossen (Abb. 7). Analog dazu können dem Benutzer weitere Kostenstellen zugefügt und die Budgets & Bestellgrenzen bearbeitet werden.

(Abb. 5 - Auswahl des Zeitraums)(Abb. 6 - Ansicht von Budgets und Bestellgrenzen am Benutzer)

(Abb. 7 - abgeschlossene Budget-Konfiguration am Benutzer)


Verwaltung von Abteilungsbudgets


Auch für die Einrichtung von abteilungsbezogenen Budgets / Bestellgrenzen ist es notwendig zunächst mind. eine Kostenstelle bereitzustellen. Die Anlage einer neuen Kostenstelle erfolgt über eine eigens dafür eingerichtete KostenstellenverwaltungDie Zuordnung einer Kostenstelle zu einer Abteilung kann dann über die Kostenstellenverwaltung selbst, oder über die Abteilungsübersicht erfolgen. Im Folgenden ist die Zuordnung von Kostenstellen und Einrichtung von Budgets / Bestellgrenzen in der Abteilungsübersicht beschrieben.




(Abb. 8 - Abteilungsansicht)(Abb. 9 - Hinzufügen von Kostenstellen zu einer Abteilung)

Zum Hinzufügen einer Kostenstelle zu einer Abteilung klicken Sie auf das kleine Zahnrand (oben rechts im grünen Balken) der jeweiligen Abteilung (Abb. 8). Es erscheint ein Dialog zum Hinzufügen mind. einer Kostenstelle zur Abteilung (Abb. 9). Wählen Sie dort die gewünschte(n) Kostenstelle(n) auf und klicken Sie auf "ÜBERNEHMEN". Die Ansicht der Abteilung wird um die Auswahl der Kostenstelle(n) erweitert (Abb. 10).

(Abb. 10 - Kostenstellenansicht innerhalb einer Abteilung)(Abb. 11 - Budgetverwaltung einer Abteilung)

Nachfolgend können die Budgets / Bestellgrenzen für die Abteilung hinterlegt werden. Dazu klicken Sie auf das kleine "Bearbeiten"-Symbol oberhalb der Budget-Tabelle. Es öffnet sich ein Dialog zum Bearbeiten der Budgets / Bestellgrenzen (Abb. 11).

Hinweis

Bestellgrenzen werden bei einer durchgeführten Bestellung nicht belastet, sondern dienen lediglich dem Freigabeprozess. Eine Bestellung die eine Bestellgrenze überschreitet, geht automatisch in den Freigabeprozess. Bei Unterschreitung einer Bestellgrenze wird die Bestellung wie gewohnt durchgeführt, der Ursprungswert (im Beispiel von Abb. 4) von 500,00 EUR bleibt bestehen.



Hinweis

Wurden der Kostenstelle bereits an einer anderen Position (z.B. einem Benutzer oder einer anderen Abteilung) Budgets / Bestellgrenzen hinzugefügt, werden diese Werte hier bereits angezeigt. Eine Änderung der Informationen ruft eine Änderung der Budgets / Bestellgrenzen an allen Positionen der Kostenstelle hervor.

Nach dem Klick auf "ÜBERNEHMEN" wird die Ansicht der Kostenstelle innerhalb der Abteilung entsprechend angepasst (Abb. 12). Beim abschließenden Speichern der Übersicht ("DATEN SPEICHERN") wird das Restbudget bereitgestellt und die Ansicht entsprechend aktualisiert (Abb. 13). Die Einrichtung des Budgets / der Bestellgrenzen auf einer Abteilung ist damit abgeschlossen.

(Abb. 12 - Ansicht von Budgets / Bestellgrenzen innerhalb einer Abteilung)(Abb. 13 - Ansicht von Budgets / Bestellgrenzen innerhalb einer Abteilung)


Budgetübersicht


Dem Kunden-/Lieferantenadmin steht im Backend des Shops eine Übersicht aller verwalteten Budgets / Bestellgrenzen zur Verfügung. Dazu ist im Punkt "Datenverwaltung" der Menüpunkt "Budgetübersicht" auszuwählen (Abb. 14). Es erscheint eine Übersicht aller eingetragenen Kostenstellen zzgl. der zugeordneten Budgets / Bestellgrenzen pro Kostenstelle (Abb. 15). Zu sehen sind die jeweilig definierten Bestellgrenzen / Budgets + Restbudgets. Mit Klick auf die Aktion öffnet sich zur gewählten Kostenstellen eine Transaktionsübersicht, in der zu erkennen ist, wann welches Budget durch welchen Benutzer, mit welcher Bestellung belastet wurde (Abb. 16). 




(Abb. 14 - Menü)(Abb. 15 - Büdgetübersicht)


(Abb. 16 - Transaktionsprotokoll)



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